Relevé annuel des loyers : ce que vos thérapeutes vous demanderont pour leurs impôts
Chaque année, entre janvier et avril, la même question arrive à la réception : « Pouvez-vous me donner le total de ce que j'ai payé à la clinique cette année ? » Vos thérapeutes autonomes en ont besoin pour leur déclaration de revenus. Voici comment leur remettre un relevé clair, sans y passer vos soirées.
Pourquoi vos thérapeutes en ont besoin
Un thérapeute autonome déclare ses revenus d'entreprise et peut déduire ses dépenses d'entreprise, dont le loyer payé à la clinique. Pour le faire, il lui faut :
- le total des loyers payés dans l'année ;
- le détail de la TPS et de la TVQ payées, s'il est inscrit aux taxes et veut les réclamer ;
- des pièces justificatives en cas de vérification.
Sans relevé, il doit additionner lui-même 24 factures, ou plus. Et s'il ne les a pas toutes, c'est à vous qu'il les redemandera.
Ce que le relevé annuel devrait contenir
- Les coordonnées de la clinique : nom, adresse et numéros de TPS et de TVQ.
- Les coordonnées du thérapeute.
- L'année visée.
- Le total des loyers, ventilé :
- montant avant taxes ;
- TPS ;
- TVQ ;
- total taxes incluses.
- Le détail par période : dates, numéro de facture et montants.
- Les ajustements de l'année (corrections, reprises), avec une explication.
- À titre informatif : le total des revenus passés par la clinique et le total versé au thérapeute.
Les pièges à éviter
- Les périodes à cheval sur deux années : une paye du 16 au 31 décembre, versée en janvier, appartient-elle à l'année qui finit ou à la suivante ? Choisissez une règle (par exemple, la date de la facture) et appliquez-la toujours de la même façon.
- Les thérapeutes partis en cours d'année : ils ont aussi droit à leur relevé. Ne les oubliez pas.
- Les loyers fixes : un thérapeute au loyer fixe doit voir ses 12 mois, pas seulement ses périodes « actives ».
- Les corrections : un trop-perçu repris en février doit apparaître clairement, sinon le total ne concordera pas avec les factures.
- Les périodes non terminées : produisez les relevés seulement quand toutes les payes de l'année sont finalisées.
Un relevé, pas un feuillet officiel
Le relevé annuel est un résumé de vos factures de loyer. Ce n'est pas un feuillet fiscal officiel (T4A, relevé 1 ou autre). Si vous avez des questions sur les feuillets que votre clinique doit produire, parlez-en à votre comptable.
Le calendrier idéal
- Début janvier : finaliser les dernières payes de décembre.
- Mi-janvier : produire et envoyer les relevés à tous les thérapeutes, y compris ceux qui sont partis.
- Février : répondre aux questions. Il y en aura beaucoup moins si le relevé est clair.
Un clic au lieu d'une fin de semaine
Clinipart produit automatiquement le relevé annuel de chaque thérapeute à partir des payes finalisées : total des loyers, TPS et TVQ séparées, détail par période et ajustements, en PDF, avec un bouton pour tout télécharger d'un coup. Les thérapeutes partis en cours d'année sont inclus.
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Ce guide donne de l'information générale. Pour les obligations fiscales de votre clinique et de vos thérapeutes, consultez un comptable.